Claves para una implementación exitosa de CRM: requisitos, roles y responsabilidades.

 

Inspirado en el texto del blog de Vtiger CRM.

Un CRM bien implementado puede capacitar a los equipos de marketing, ventas y servicio al cliente para tener mejores conversaciones con los clientes.

Mejorará las ventas y la satisfacción del cliente. Sin embargo, elegir un CRM es solo la mitad del trabajo realizado. Implementarlo bien es igualmente importante.

 

Una de las primeras cosas que se debe hacer es definir bien los requisitos de la solución (CRM).

De las muchas causas de fracaso, la más difícil de superar es la falta de requisitos bien definidos.

Lo más importante es el desafío de comunicación entre los equipos técnicos y comerciales. Los diseñadores e ingenieros necesitan requisitos nítidos para que puedan arremangarse para implementar los flujos deseados y construir una solución optimizada para funcionar mejor para los casos de uso establecidos.

Sin embargo, los usuarios empresariales no pueden o no tienen tiempo para escribir casos de uso. No pueden hacerlo porque los nuevos casos de uso o las brechas en los requisitos solo se descubren cuando ven una solución que funciona.

Estas son las conclusiones clave para solucionar la definición de requisitos:

Capture sus requisitos en forma escrita.

• Habla con los usuarios reales. Documente sus requisitos. ¿Qué quieren del software? ¿Qué acciones quieren realizar? ¿Qué información necesitan?
• En nuestra propia experiencia, hemos descubierto que las buenas sesiones de lluvia de ideas pueden sacar a relucir muchos escenarios que se pueden capturar en los requisitos.
• Exija a las partes interesadas clave que firmen los requisitos. Si bien esto puede agregar retraso, esto también obligará a los usuarios a pensarlo bien. Es más rápido corregir el curso al principio que después de que se implemente y desarrolle una solución.

Analice los requisitos, identifique las brechas y actualice.

Los expertos en implementación (SISCOM) y los desarrolladores deben ser conscientes de que los requisitos tendrán lagunas. Deben ser buenos para identificar brechas y obtener aclaraciones incluso antes de intentar la implementación.

Obtenga comentarios tempranos demostrando prototipos

• Las revisiones de prototipos son un sistema de retroalimentación temprana que alertará sobre brechas y errores.
• La retroalimentación ahorrará tiempo, ya que el recurso requerirá menos esfuerzo en comparación con obtener retroalimentación después de que una solución se implemente por completo.

Identificación de roles y responsabilidades clave:

Para garantizar que la implementación se realice bien, también se necesita que las personas en los roles clave participen en el proyecto. La definición de roles y responsabilidades ayuda en:

• Aumento de la eficiencia operativa.
• Creación transparente
• Reducción de conflictos

• La implementación de un CRM requiere un cambio en los hábitos de los usuarios. Sin una buena capacitación, los usuarios volverán a las viejas costumbres
• Seguimiento para revisar el uso y volver a entrenar

También puede ver que, en algunos casos, una persona puede estar desempeñando más de uno de los roles anteriores. Esa persona debe tener tiempo para cumplir con las obligaciones de cada rol. Definir estos roles clave y responsabilidades relacionadas ayudará con la delegación de tareas, la colaboración, el establecimiento de objetivos y la finalización de tareas. Asegúrese de pensar lo suficiente en la definición de roles para garantizar una implementación efectiva de CRM.

Si desea que su implementación de CRM sea exitosa, asegúrese de dar importancia a:

• Recopilación de requisitos
• Identificación de roles clave
• Alinear las responsabilidades con los roles

 

¡Para todo lo que necesiten definir, todas las dudas acerca de la implementación de un CRM y lo que puede llegar a desempeñar, ¡no duden en consultarnos!

¡SISCOM es partner de Vtiger CRM en toda LATAM!